L’intervento si pone come obiettivi l’aggiornamento degli inventari e il miglioramento della fruizione dei fondi archivistici denominati Archivio Rodolfo Graziani e Archivio Duilio Susmel. L’incarico è stato affidato alla Cooperativa AbiBook.
L’intervento prevede il riversamento degli inventari dal formato di produzione al più aggiornato software di inventariazione archivistica Archimista, software open-source di Regione Lombardia, e la verifica degli inventari stessi in relazione allo stato di fatto dei due fondi.
Riversamento degli inventari nel software di inventariazione Archimista
Il riversamento degli inventari in un software di descrizione archivistica aggiornato si rende necessario per garantire la salvaguardia dei fondi, consentire eventuali aggiornamenti e integrazioni, consentire una migliore fruibilità dei fondi. Si premette che il software di produzione degli inventari non è più disponibile e che i file prodotti non sono supportati da altri applicativi. Il recupero delle descrizioni prodotte con Mens e il riversamento in Archimista sarà comunque possibile in maniera indiretta. L’utilizzo di sistemi operativi obsoleti, necessario a questa operazione, consentirà il passaggio al formato di Archimista 3.1.0, comunque compatibile con i formati più recenti
del software.
Verifica degli inventari
Gli inventari verranno integrati con le parti testuali introduttive seguendo la struttura riscontrabile nelle versioni cartacee. Si procederà quindi ad un primo controllo per eliminare gli errori, le sviste e le incongruenze immediatamente riconoscibili.
In seguito si procederà, in loco, alla verifica degli inventari rispetto allo stato effettivo dei due fondi archivistici. In particolare saranno verificate le corrispondenze dei titoli, delle consistenze, delle segnature archivistiche e la coerenza delle descrizioni inventariali. Se necessario, si provvederà all’aggiornamento di alcuni contenuti per adeguarli a più recenti criteri descrittivi.
